بحث عن التخطيط، لو تساءلنا حول التخطيط فسوف نجد انه احد اهم العوامل وأول عنصر في العملية الإدارية التي يتم من خلالها تحديد الأهداف ومتابعتها وتدقيقها للعملية الإدارية من حيث مجموعه من الجهود التي يتم تنظيمها بدقه والتي تتمثل في تحقيق الأهداف الكبرى التي يسعى اليها كل مخطط بجهد قليل وتكلفه اقل، فان التخطيط له ضرورة وفوائد ملحه لكل عمليه حتى تكون في مسارها الصحيح ويتحقق الهدف منها حيث انه لا يمكن الاستغناء عنه خاصه في اوقاتنا الحالية في ظل التحديات التي نواجها.
ما المقصود بعملية التخطيط
التخطيط هو أهم وأول عنصر في العملية الإدارية ، يتم من خلاله رسم وتحديد الأهداف المحددة والدقيقة للعملية الإدارية ، من خلال مجموعة من الجهود المنظمة والدقيقة ، والتي تعنى بتحقيق أهداف عظيمة بأقل جهد و كلفة.
التخطيط من أهم عناصر العملية الإدارية وضرورتها ، وهو جزء لا يتجزأ من تنظيم الإدارة في جميع القطاعات والمجالات.
فوائد التخطيط السليم
التخطيط ضرورة أساسية للعمل الإداري لا يمكن الاستغناء عنه خاصة في العصر الحالي ومع التحديات المتزايدة التي تحيط بنا. لذلك أصبح التخطيط ذا أهمية كبيرة وفائدة منها:
تحديد أهداف دقيقة
يساهم التخطيط بشكل كبير في تحديد الأهداف المطلوبة في كل عملية إدارية ، ويضمن دقة هذه الأهداف ووضوحها لجميع العاملين عليها. عشوائية ولن تكون قادراً على تحقيق أي شيء حقيقي ، بالإضافة إلى هدر الجهود والمال في عمليات غير مخططة أو مسئولة بعناية.
التنبؤ بالمستقبل
أن المستقبل شيء يعلمه الله وحده ، ولكن المقصود بالتنبؤ بالمستقبل هو أن التخطيط الجيد يتيح لنا معرفة جميع بيانات العملية الإدارية من العوامل الاقتصادية والتكنولوجية والبشرية ، مما يتيح لنا فرصة توقع أي شيء. المشاكل أو الأخطار المستقبلية ، وحاول تجنبها تمامًا ، وكذلك توقع نتائج كل عملية إدارية والوقت الذي تستغرقه لحدوثها.
ربط القرارات
يعد التخطيط عاملاً رئيسياً في تحديد أهداف كل قرار يصدر في العملية الإدارية بين المدير والمرؤوسين ، مما يخلق شكلاً من أشكال الترابط بين هذه القرارات ، حيث أنها كلها تستند إلى أهداف مخططة بعناية.
تنسيق الجهود البشرية
أي عمل لم يتم التخطيط له هو جهد ضائع. هذه هي الحقيقة التي يجب أن نعترف بها جميعًا. لذلك فإن التخطيط له أهمية كبيرة في تنظيم وتنسيق العمل وتقسيمه إلى جهود فرعية يمكن تنظيمها للوصول إلى الهدف الأساسي للعملية الإدارية. كم مرة تفشل أهدافنا بسبب سوء التخطيط لها. يوفر التخطيط الفرصة لتقسيم العمل بدقة إلى أجزاء وتكون قادرًا على المتابعة والتنسيق بينها حتى نصل إلى أهدافنا.
الاستخدام الأمثل للموارد المتاحة
التخطيط ذو أهمية كبيرة ، ليس فقط من الناحية الإدارية ، ولكن من الناحية الاقتصادية. التخطيط السليم يمكّن الفرد من الاستفادة القصوى من الموارد الموجودة أمامه وتوظيفها بطريقة سليمة توفر الوقت والمال. على سبيل المثال ، تتكون عمليات الإنتاج من “الموارد المالية ، والقوى العاملة ، والمواد الخام المختلفة ، … وغيرها”. من الموارد التي يسمح التخطيط باستغلالها وعدم إهدارها حتى نحصل على أكبر فائدة ونحقق أهدافنا بأفضل طريقة.
تسهيل عملية المكافحة
يسمح التخطيط السليم لكل قسم بتسهيل عمليات الرقابة على الرؤساء والمرؤوسين معًا ، كما أنه يسهل التحكم في العمليات الداخلية والخارجية للقسم ، ومعرفة أوجه القصور وحلها وحل المشكلات التي تواجه الموظفين دون تركهم ل تؤثر على أدائهم.
تسهيل عمليات التقويم
تقييم العاملين والمشاريع جزء لا يتجزأ من العملية الإدارية وضرورة لتحقيق العدالة والإنجاز في أي مؤسسة ، ولا يمكن أن تتم عملية تقييم عادلة وناجحة دون تخطيط سليم ودقيق. ومع المرحلة التي يمرون بها ، يصبح تقييم هذه العمليات والعاملين عليها أسهل بكثير وأكثر موضوعية.
تحقيق اللامركزية وتسهيل مهمة القائد
يسهل التخطيط السليم سير العمليات الإدارية ، حيث أن كل فرد في النظام يعرف دوره بدقة. يعرف واجباته وحقوقه ويعرف الأهداف التي سعى لتحقيقها حيث تم تحديدها وتخطيطها بعناية من قبل. لذلك فإن التخطيط يجعل العمل يسير بشكل لامركزي فلا داعي للقائد أن يتابع العمال طوال الوقت وكل ثانية من اليوم كافية للإشراف العام على العمل بينما يمارس كل فرد واجباته بدقة. ودون الحاجة إلى الرجوع إلى الآخرين.
قواعد التخطيط المناسبة
بعد أن تعلمنا التخطيط السليم وأهميته في العمل ، يجب أن نتعلم القواعد المناسبة لتنفيذ عملية التخطيط ، وهي:
التخطيط ليكون واقعيا
يجب أن تقوم عملية التخطيط على أسس واقعية تمامًا بحيث تكون قابلة للتحقيق وقابلة للتحقيق بشكل معقول. التخطيط لا يعني تحديد أهداف خيالية بشروط مستحيلة. على العكس من ذلك ، فإن التخطيط يهدف إلى تحقيق أهداف واقعية بطريقة دقيقة ومنطقية ومناسبة تتوافق مع ظروف الفرد أو المؤسسة ومواردها.
أن يكون لديك الأموال اللازمة للتخطيط
يتطلب التخطيط توافر الأموال اللازمة لتحقيق ذلك. لا يمكن تطوير خطط جيدة إذا لم يكن لديك المال لدعم هذه الخطط وتنفيذها في الوقت المحدد وبالطريقة المحددة.
التخطيط ليكون تشاركيا
لا يمكن التخطيط للأهداف إلا إذا تعاونت الأطراف المعنية وشاركت في تنفيذها وتحقيقها بالشكل الصحيح. لا تعني الخطة أي شيء إذا لم يوافق جميع أعضائها على إكمالها.
ليتم توقيتها
يجب وضع التخطيط في إطار زمني محدد بدقة. عامل الوقت ضروري في أي عملية إدارية ، حيث يجب أن تحتوي الخطة على جدول زمني محدد تصبح فيه خطة ناجحة. إنها ببساطة لم تلتزم بالإطار الزمني المحدد لها.
يجب أن يكون التخطيط متكامل
يجب أن تأخذ في الاعتبار أثناء عملية التخطيط أنك تخطط بناءً على ما تمتلكه الإدارة من موارد مادية أو بشرية أو حتى زمنية.
التخطيط لتكون متسقة
لعل أهم قاعدة في التخطيط هي أنه يقوم على التناسق والتناغم بين أعضاء الفريق.
ان التخطيط له ضرورة وفوائد ملحه لكل عمليه حتى تكون في مسارها الصحيح ويتحقق الهدف منها حيث انه لا يمكن الاستغناء عنه خاصه في اوقاتنا الحالية.