جدول توزيع المهام على الموظفين، كيفية تحديد الجدول الزمني لتوزيع المهام على الموظفين، جدولة الموظفين مهمة في صناعة الخدمات، لأنها تؤثر بشكل مباشر على التكاليف وجودة خدمة العملاء، إنها أيضًا مشكلة تحسين تكاملية معقدة تتطلب أدوات معقدة لحلها وجدولة المهام للموظفين، يتم وضع الجدول بوضع رقم للنشاط، في العمود الأول من الخلايا، بأرقام متسلسلة وفي العمود التالي الأنشطة، حقل للساعات والأسبوع، حقول للوظيفة والعمل، وحقل لـ توزيع العمل والمذكرات.
كيفية تحديد الجدول الزمني لتوزيع المهام على الموظفين
الرقم التسلسلي الأعمال ساعات الأسبوع توزيع العمل الملاحظات 1 استلام 2 متابعة 3 التسليم 4 الاستلام 5 المراجعة
هناك فرق بين تفويض المهام وتعيين المهام للأشخاص ، التفويض الحقيقي يعني أن المدير ، يعين المسؤولية عن النتائج إلى جانب السلطة للقيام بما يجب القيام به من أجل إنشاء النتائج المستهدفة.
فيما يلي بعض الأشياء التي يجب وضعها في الاعتبار عند تعيين المهام للموظفين:
- تفويض إيجابي ، ليس فقط العمل على الأشخاص الذين يتوقعون أدائهم عندما لا يكونون مناسبين لمهمة معينة ، والحفاظ على منصب حيث يتم طلب كل مهمة ، والتحقق من قائمة الموظفين لمعرفة من يمكنه القيام بالمهمة بقدر الإمكان.
- اسأل نفسك عما تريد تحقيقه ، ثم قم بتعيين هذه المسؤولية لأكثر الأشخاص المؤهلين حتى تتمكن من تحقيق النتائج بدلاً من مجرد إلقاء مهامك على أي شخص تحت تصرفك.
- اختر الشخص المناسب ، وبعض الأشياء التي يجب مراعاتها هي من لديه أفضل الخبرات والمهارات (فقط تأكد من عدم جلب الكثير من العمل لهذا الشخص المعين) ، وكذلك من يحتاج إلى تعلم كيفية أن يكون أكثر مسؤولية.
- ضع في اعتبارك أيضًا عنصر الوقت والحماس في الرغبة في مثل هذه الفرصة.
- الحصول على المدخلات ، وإعداد اجتماع إذا لزم الأمر ، وسؤال الفريق عن أفكار حول ما يجب تغييره ، ومن يجب إشراكه ، وكيفية تحديد النتائج إذا كنت تدير فريقًا أو شركة كبيرة ، فتفاعل مع المديرين المعينين للفرق الفرعية . حدد آخر يوم لإنجاز العمل.
- حدد المسؤوليات ، ثم خذ الوقت الكافي للاستماع إلى تقارير التقدم. هذا ينطبق بشكل خاص على المشاريع الكبيرة التي تستغرق أسابيع أو شهور أو حتى سنوات حتى تكتمل.
- من خلال تقديم التدريب والإشراف ، هل يحتاج الأشخاص إلى مزيد من التدريب قبل تولي تلك المسؤوليات ، في حالة توجيههم عن كثب ، أو هل يمكنك تركهم بمفردهم في الغالب ، وتذكر أيضًا منحهم الحرية والوقت للتفكير والعمل المستقل.
- عيِّن الصلاحيات ، بخلاف نفسك ، لمن يمكنك منحه مستوى معينًا من القوة ، ومقدار القوة ونوعها الذي يحتاجون إليه.
- ضع في اعتبارك الجوانب المختلفة للتحكم ، وأنواع الضوابط التي يحتاجون إليها ، وكيف يمكن أن تشعر أنت وفريقك بالسيطرة بينما لا تزال تمنح أصحاب المصلحة الأفراد القدرة على التصرف بشكل مستقل.
- لاحظ التقدم المحرز ، وتحكم في الموقف أو المشروع ، وانتبه لأهم التفاصيل ، وتذكر أن المديرين مسؤولون ، بغض النظر عن مدى نجاح أو فشل المشروع.
- إن إعطاء الملاحظات ، هو طريق ذو اتجاهين ، لذا فإن تقديم ملاحظات إيجابية بالإضافة إلى التدريب للأشخاص غير الإيجابيين سيكون موضع تقدير كبير. لا تستسلم أبدًا لأي شخص ، وقم بتعيين اجتماعات منتظمة لنقاط التفتيش وتحديثات التقدم.
- تعلم الدروس. هذا ينطبق على كل من المدير والموظف. ما تعلمته بشكل فردي وكفريق ، قم بتوثيق ومشاركة الأشخاص الذين تعمل معهم ، ورعاية نجاحات وإخفاقات بعضكما البعض من أجل تحسين أداء بعضكما البعض.
- تقييم ما بعد المشروع والأداء اسأل كيف يمكنك ، بصفتك المدير ، القيام بعمل أفضل لمساعدة أعضاء فريقك على النجاح. قدم ملاحظات مفيدة ، واقبل نفس الشيء منهم أيضًا.
تنظيم العمل وتقسيم المسؤوليات
يدور تنظيم العمل حول تقسيم العمل والتنسيق والتحكم في العمل ، وكيفية تقسيم العمل إلى مهام وظيفية ، وتجميع المهام إلى وظائف ومهام ، والترابط بين العاملين ، وكيفية تنسيق العمل والتحكم فيه من أجل تحقيق أهداف المنظمة ، وتشمل المهام التي يتم أداؤها ومن يقوم بها وكيف يتم تنفيذها في عملية صنع منتج أو تقديم خدمة.
يشير تنظيم العمل بالتالي إلى كيفية تخطيط العمل وتنظيمه وإدارته داخل الشركات وإلى الاختيارات في مجموعة من الجوانب مثل عمليات العمل وتصميم الوظيفة والمسؤوليات وتعيين المهام وجدولة العمل وسرعة العمل والقواعد والإجراءات واتخاذ القرار ، والعمليات.
يمكن أيضًا تنظيم المسؤوليات على النحو التالي:
- تحديد أهداف التوزيع وتخطيط وإدارة عمليات التوزيع لتحقيق الأهداف المحددة.
- تحديد الموارد وتنفيذ مهام عبء العمل وتقديم المساعدة عند الحاجة.
- إجراء التدريبات لأعضاء الفريق حسب الحاجة.
- مراقبة أداء الفريق وتقديم الملاحظات من أجل التحسينات.
- الإشراف على المسارات اليومية وتحسين خطط الطرق لضمان التسليم في الوقت المناسب.
- اتبع وفرض سياسات وإجراءات الشركة.
- التعامل مع استفسارات العملاء وضمان رضاهم.
- تطوير ميزانيات التوزيع وإدارة النفقات ضمن الميزانيات.
- العمل مع موظفي المستودعات والنقل لضمان التسليم الدقيق وفي الوقت المناسب.
- إجراء مفاوضات التكلفة مع البائعين وتقديم الحلول المناسبة لتوزيعات الجملة.
- التأكد من صيانة مركبات النقل الخاصة بالشركة في ظروف عمل جيدة. [1]
مفهوم إسناد المهمة
ما هي طريقة التخصيص؟ طريقة التعيين هي طريقة لتخصيص الموارد التنظيمية حيث يتم تعيين كل مورد لمهمة معينة ، يمكن أن يكون المورد نقديًا أو شخصيًا أو تقنيًا.
فهم طريقة التوزيع ، يتم استخدام طريقة التخصيص لتحديد الموارد التي يتم تخصيصها لأي قسم أو آلة أو مركز تشغيل في عملية الإنتاج ، والهدف هو تخصيص الموارد بهذه الطريقة لتعزيز كفاءة الإنتاج والتحكم في التكاليف وزيادة الأرباح ، طريقة التوزيع لها تطبيقات مختلفة في تعظيم الموارد ، بما في ذلك إدارة الفريق.
كيف تدير فريق عمل
مسؤولية إدارة فريق العمل مسؤولية كبيرة ، ويمكن القيام بها باتباع بعض النصائح المهمة ، والتي يمكن توضيحها على النحو التالي:
يريد الموظفون أن يظلوا على اطلاع بالمشاريع الجارية والأهداف والمواعيد النهائية ، لذلك من الضروري أن تتواصل معهم بشكل جيد وأن تبقيهم على اطلاع بما يجري داخل المنظمة.
من الضروري أيضًا أن تشجع التعليقات ويشعر موظفوك أنه يمكنهم التواصل معك بشأن أي أسئلة أو قضايا يريدون معالجتها ، لذلك من المهم جدًا منح موظفيك إمكانية الوصول.
من المهم التعرف على أعضاء فريقك بشكل فردي ، ليس فقط على المستوى المهني ولكن على المستوى الشخصي أيضًا ، عندما تبذل جهدًا لمعرفة كيفية أداء موظفيك وما يهتمون به ، فإن ذلك سيبني علاقة أفضل بين الفريق.
لا يتوقع فريقك منك أن تكون بطلًا خارقًا ، لذلك إذا كنت تشعر بالتوتر وتحتاج إلى يد المساعدة ، فلا تخف من الاعتراف بذلك وإذا ارتكبت خطأ ، اعترف بذلك ، من خلال إظهار الجانب الإنساني من نفسك والسماح للموظفين بالتعرف عليك بشكل أفضل قليلاً ، سيشعر فريقك بمزيد من الاسترخاء والراحة في الاقتراب منك.
ختاماً لمقالنا يبقى أن نشير أنه جزء من أهمية بناء علاقة مع فريقك والتعرف عليهم بشكل فردي هو أنه يمكنك تقييم نقاط قوتهم، أداء الأفراد بشكل أفضل وأكثر انخراطًا في الأدوار حيث يشعرون أنهم يستخدمون أفضل مهاراتهم، لذلك تفويض الوظائف المناسبة التي تعمل لكل منهم تأثير كبير على إنتاجية الفريق.