ما هي أهم صفات معد التقرير

ماهي أهم صفات معد التقرير، التقرير هو أحد أساليب الكتابة المستخدمة لإعطاء تفاصيل كاملة عن موضوع ما بطريقة حيادية، ويحدث ذلك من خلال ربط الوقائع المادية وتلخيص النتائج المتعلقة بها، ويعتمد التقرير على وجود هيكلة عامة للموضوع الأساسي وتفرعاته، وتعد التقارير طريقة إعلامية من طرق التواصل ونقل البيانات والمعلومات بين الجهات المختلفة إما شفهياً أم كتابياً، وهو بذلك يعتبر وسيلة للتواصل، فما هي أهم صفات معد التقرير.

ما هي أنواع التقارير

تنقسم التقارير إلى عدد كبير من الأنواع، منها ما صنف حسب هيكلته، ومنها ما صنف حسب الموضوع الذي يبحثه، ومن ضمن أبرز أنواع التقارير ما يأتي:

• التقرير الدوري: وهو تقرير معد ليقدم بصورة منتظمة إلى شخص ما مهتم بمتابعة الأداء والإنجاز.
• التقرير الطويل: هو تقرير رسمي تفصيلي عميق، يتجاوز عدد صفحاته عشر صفحات.
• التقرير القصير: هو تقرير موجز يقل عدد صفحاته عن عشر صفحات، ويكتب بصيغة غير رسمية، ويستخدم للإعلانات.
• التقرير الإعلامي: هو تقرير يكتب بصيغة معينة تهدف إلى إعلام قطاع آخر أو شركة أخرى بمعلومات معينة مهمة للطرفين.
• التقرير التحليلي: هو تقرير يرتكز في صياغته على البيانات المادية والإحصائية المتوفرة.
• التقرير الرسمي: هو تقرير مفصل يكتب لمناقشة مشكلة ما واتخاذ الإجراء اللازم لإيجاد حل مناسب.
• التقرير غير الرسمي: هو تقرير يتميز بقصره وقد يتطلب الأمر إطالته أحيانًا لغرض ما، ويعد طريقة من طرق التواصل الداخلية في المؤسسات بين الأفراد.
• التقرير الداخلي: هي التقارير التي تستهدف عددًا من الأشخاص الذين يعملون داخل مؤسسة واحدة.

خطوات كتابة التقرير

يتفوق التقرير على المقال في الموضوعية، فكاتب المقال يدافع عن آرائه غالبًا على عكس كاتب التقرير الذي يحاول شرح الفكرة من جميع جوانبها قدر المستطاع، ويمكن تعلّم كتابة التقرير من خلال اتباع الخطوات الآتية:

• تحديد الهدف من خلال التحضير والتخطيط بشكل دقيق.
• تنظيم المعلومات التي قد تدعم التقرير.
• اتباع تنسيق محدد في كتابة التقرير.
• إعداد صفحة تتضمن عنوان التقرير، كما يمكن إضافة اسم كاتبه وتاريخ الكتابة.
• تنسيق جدول لمحتويات التقرير بصورة منظمة في حال كان طويلًا.
• كتابة ملخص موجز قصير شامل يمكن الاعتماد عليه في فهم المحتوى العام للتقرير.

صفات معد التقرير

هناك عدة صفات شخصية ومهنية يجب أن تتوافر في الإعلامي الذي يقوم بكتابة التقارير، وتتعلق بتحسين صورته أمام الجمهور المشاهد والقراء، ومن هذه الصفات:

• أن يكون على قدر كافي بالاتصال بين الأشخاص.
• أن يكون موضوعيًا.
• أن يكون دقيقًا.
• أن يكون غير متسرع.

وإلى هنا نصل بكم إلى نهاية مقالنا الحالي الذي تعرفنا فيه على أنواع التقارير،  وخطوات كتابته، وأهم الصفات المهنية والشخصية الواجب توافرها في القائم بعملية الاتصال وكتابة التقارير.