الارشفة الالكترونية، من الجدير بالإشارة أن الأرشفة الإلكترونية واحدة من أهم الأنظمة التخزينية التي يلجأ عليها الإنسان في وقتنا الحالي، ويرجع ذلك لعدة أسباب رئيسية أبرزها أن هذا النظام يمنح المتسخدمين مساحات تخزينية كبيرة على المواقع الإلكترونية، بالإضافة إلى كونها ترفع من درجة أمان وأمن المعلومات بالمستوى المطلوب، الأمر الذي يفسر سبب اهتمام الأشخاص بالتعرف على الآلية التي يتم من خلالها القيام بعملية الأرشفة الإلكترونية لرفع الملفات والبيانات بالشكل المطلوب.
تعريف الأرشفة الإلكترونية
من الممكن تعريف الأرشفة الإلكترونية على أنها العملية التي تنشأ من علم الحوسبة ، فهي العملية التي يتم من خلالها تقسيم المعلومات وتصنيفها وترتيبها في شكل جداول تحتوي على صفوف وحقول وأعمدة.
يتم ذلك في نطاق دراسات محددة متخصصة في تقنيات المعلومات الحديثة. تعتمد عملية الأرشفة على البرامج والأجهزة وأجهزة الكمبيوتر والمكونات المنطقية من أجل إجراء الأرشفة على أكمل وجه. كما تتطلب الأرشفة الإلكترونية وجود تقنيات لعمليات الاتصال وملحقاتها لضمان استكمال جميع المهام والوظائف التي تم أداؤها. أرشفة تقليدية.
أهداف الأرشفة الإلكترونية
تهدف الأرشفة الإلكترونية إلى توفير مساحة تستهلك في تخزين البيانات على شكل ملفات ورقية.
تقديم نسخة احتياطية من المستندات للرجوع إليها في حالة تعرض الأصول لأي مشكلة أو ضرر ناتج عن أي عامل بشري أو طبيعي مثل الحريق أو السرقة أو ضياع بعض الأوراق من المستندات أو تلف بعض الأوراق بسبب عوامل الطقس أو بسبب الإهمال وعوامل أخرى مقصودة أو غير مقصود.
يتيح سهولة عملية استرجاع المستندات المطلوبة من خلال العديد من طرق البحث ، ويمكن وضع أكثر من صيغة وطريقة للبحث فيها ، ويمكننا القيام بعملية إرسال هذه البيانات مع توفر إمكانية استقبال سهل ، ومن الممكن أيضًا تحديد الوقت الذي تم فيه إرسال هذه البيانات واستلامها.
تمكنا من البحث في المحتوى أو المستندات من خلال استخدام تقنيات التعرف الضوئي على الحروف أو من خلال عمليات الفهرسة.
يوفر سهولة في تبادل البيانات والمستندات خارج المؤسسة وداخلها ، ويجعل هذه المعلومات المؤرشفة متاحة للعرض من قبل العديد من الشخصيات في نفس الوقت.
إتاحة الفرصة لعرض أي معلومات أو وثيقة.
متطلبات الأرشفة الإلكترونية
لا تتطلب الأرشفة الإلكترونية أدوات كثيرة أو تكلفة كبيرة لأرشفة جميع البيانات والمعلومات المتاحة. كل ما يتطلبه الأمر هو بعض أدوات وعناصر نظام الأرشفة الإلكترونية ، وهي أجهزة كمبيوتر وآلات تصوير المستندات لتحويلها إلى صور إلكترونية ، أو بعض المواقع والبرامج التي يتم إدخالها. البيانات الموجودة عليها للأرشفة ، يقوم بعض العاملين بإدخال هذه البيانات وبعض المهندسين والمطورين الذين يقومون بصنع البرامج وصيانتها وتطويرها.
مراحل الأرشفة الإلكترونية
تنقسم مراحل الأرشفة إلى مرحلتين رئيسيتين هما:
مرحلة التخطيط للأرشفة الإلكترونية
مرحلة الدراسة والمسح: حيث يتم سرد المستندات المطلوب أرشفتها. – مرحلة التحليل: يتم تحديد الأولوية في تحويل المعلومات والبيانات من الورق لتصبح إلكترونية. – مرحلة بناء الخطة: حيث يتم وضع الخطة والشكل الذي سيتم أرشفتها به. مرحلة اختيار البرنامج: يتم تحديد الأجهزة التي سيتم استخدامها في هذه العملية. – مرحلة إعداد قاعدة البيانات: هنا سيتم وضع قواعد البيانات التي سيتم أرشفتها.
المراحل التنفيذية للأرشفة الإلكترونية
مرحلة إعداد المستندات والملفات مرحلة التصوير مرحلة ضبط الجودة والمراجعة مرحلة الفهرسة مرحلة إعداد الملفات مرحلة الحفظ والتخزين مرحلة الوصول إلى الأرشيف الإلكتروني
الأرشفة الإلكترونية في المدارس
تعتبر الأرشفة الإلكترونية في المدارس من أهم الأمور التي سهلت الكثير من الأمور على الطلاب والنظام التعليمي ومنها قدرة الطلاب أنفسهم على التسجيل من خلال برامج ومواقع المؤسسات التعليمية مما سهل على الجميع الوصول إلى البيانات التي يريدونها في أي وقت.
عيوب الأرشفة الإلكترونية
على الرغم من مزايا الأرشفة العديدة ، إلا أنها تحتوي أيضًا على عيوب ، مثل إمكانية التعرض للسرقة أو العبث أو التشويه ، فقد يتطلب أحيانًا تكاليف عالية لتوفير الأجهزة والعاملين عليها ، وقد يحدث أي عطل أو مشكلة فنية في الأجهزة أو برنامج.
كيف يعمل الأرشيف الإلكتروني؟
كل ما تحتاجه لعمل أرشيف إلكتروني هو بعض الأجهزة التي ستقوم بتخزين البيانات والمعلومات عليها ، ثم إنشاء خوادم للمؤسسة الخاصة بحيث يمكنك تخزين وأرشفة كافة البيانات والمعلومات والمستندات التي تريد أرشفتها عليها.
نظرا لما أشرنا له سابقا حول الأهمية الوظيفية التي تحققها الأرشفة الإلكترونية في مجال الأعمال، بالإضافة إلى بيان الآلية التي تتم من خلالها تلك العملية بالدقة والسرعة اللازمة، الأمر الذي منح الكثيرين القدرة للقيام بتلك العملية، والاستفادة الكاملة من كافة الخدمات التي تقدمها.